Η διαφορετικότητα και η συμπερίληψη δεν αποτελούν απλώς για λέξεις-κλειδιά στην προσπάθεια συμμόρφωσης των οργανισμών αλλά μια ουσιαστική μετατόπιση σε επίπεδο οργάνωσης και κουλτούρας. Ωστόσο, για να πετύχει μια επιχείρηση σε αυτούς τους τομείς, πρέπει να υιοθετήσει συνειδητές και συνεχείς πρακτικές που δημιουργούν σε μια κουλτούρα ισότητας, σεβασμού και αποδοχής.

Μία από τις πιο χρήσιμες (αλλά συχνά υποτιμημένες) πρακτικές είναι η πραγματοποίηση και αξιοποίηση συνεντεύξεων αποχώρησης ή εξόδου, των λεγόμενων exit interviews.

Οι συνεντεύξεις αυτές πραγματοποιούνται με τα άτομα που αποχωρούν οικειοθελώς από την εταιρεία και είναι μια πολύτιμη ευκαιρία για τους οργανισμούς να κατανοήσουν τους λόγους που βρίσκονται πίσω από την απόφαση τους για αποχώρηση αλλά και πιθανές -θετικές ή αρνητικές- εμπειρίες που καθόρισαν την πορεία τους εκεί, είτε σχετίζονται με το ότι φεύγουν τελικά είτε όχι. Οι πληροφορίες αυτές, αν ιδωθούν σε συνδυασμό μεταξύ τους, μπορούν να φωτίσουν πτυχές της εταιρικής κουλτούρας και λειτουργίας που εκτιμούνται από εργαζόμενους/ες και άλλες που έχουν σημαντικά περιθώρια βελτίωσης. 

Τα exit interviews συνήθως γίνονται με τη μορφή μιας δομημένης συζήτησης που εξετάζει συγκεκριμένα στοιχεία, σημαντικά για την επιχείρηση, σε φιλικό και ειλικρινές κλίμα. Η ανατροφοδότηση αυτή, καθώς δίνεται σε μία φάση όπου το άτομο δεν αισθάνεται πλέον ότι εξαρτάται οικονομικά και επαγγελματικά από την “καλή” εντύπωση που θα δημιουργήσει σε ένα στέλεχος με εξουσία, είναι σημαντική για τη συλλογή δεδομένων που χρησιμοποιούνται στην χάραξη της στρατηγικής και τελικά σε καλύτερες πρακτικές, με στόχο την ενίσχυση της ικανοποίησης και την βελτίωση του ποσοστού διακράτησης των ταλέντων στον οργανισμό. Με αυτή τη διαδικασία μπορούν να συλλεχθούν δεδομένα που αφορούν τη διαφορετικότητα και τη συμπερίληψη αλλά και σημαντικές πληροφορίες για το κατά πόσο η κουλτούρα και η προσέγγιση των οργανισμών στα ζητήματα DEI επηρεάζει την απόφαση των ατόμων από υποεκπροσωπούμενες ομάδες. 

Αντίθετα, η αποτυχία να συγκεντρωθούν και να αναλυθούν τα δεδομένα που αφορούν τη διαχείριση της διαφορετικότητας οδηγεί συχνά σε απώλεια ταλέντου και την αναπαραγωγή παθογενειών στην οργανωσιακή κουλτούρα. Χωρίς ουσιαστική ανατροφοδότηση από τα άτομα που αποχωρούν, οι επιχειρήσεις διατρέχουν τον κίνδυνο να χάσουν την ευκαιρία να βελτιώσουν τις πρακτικές τους και να προσελκύσουν και να διατηρήσουν ταλέντα, ειδικά όταν προέρχονται από υποεκπροσωπούμενες ομάδες του πληθυσμού.

Πώς να διεξάγετε αποτελεσματικές συνεντεύξεις αποχώρησης υπό το πρίσμα της διαφορετικότητας και συμπερίληψης

Για να είναι αποτελεσματικές οι συνεντεύξεις αποχώρησης και να παρέχουν στοιχεία κατάλληλα να χρησιμοποιηθούν για τη διαχείριση της διαφορετικότητας και της συμπερίληψης, είναι απαραίτητο να γίνονται με προσοχή και προετοιμασία. Το πρώτο βήμα είναι η επιλογή του κατάλληλου ατόμου για τη διεξαγωγή τους. Το άτομο αυτό χρειάζεται να είναι ουδέτερο, αξιόπιστο και ικανό να δημιουργήσει ένα ασφαλές και άνετο περιβάλλον για το άτομο που αποχωρεί. Η συνέντευξη πρέπει να διεξαχθεί σε κατάλληλο χρόνο και χώρο, που να ενθαρρύνει την ελευθερία έκφρασης. Συνήθως προτιμάται να πραγματοποιούνται μέσα στις τελευταίες (ή και την τελευταία) εργάσιμη ημέρα του ατόμου που αποχωρεί.

Οι ερωτήσεις που τίθενται στη συνέντευξη πρέπει να είναι ανοιχτού τύπου και να επικεντρώνονται στη συλλογή πληροφοριών σχετικά με την εμπειρία του ή της εργαζόμενου/ης στην εταιρεία, σε όλη τη διάρκεια της παραμονής του/της εκεί, τους λόγους αποχώρησης, καθώς και τις προτάσεις που ενδεχομένως έχει να μοιραστεί για τη βελτίωση της κουλτούρας της εταιρείας για τα άτομα που παραμένουν εκεί. 

Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, είναι σημαντικό το άτομο που θέτει τις ερωτήσεις να εξασκεί την ενεργητική ακρόαση και να δείχνει σεβασμό. Η ποιότητα της καταγραφής των απαντήσεων είναι επίσης κρίσιμη για την αξιοποίηση των δεδομένων στο μέλλον. Είναι απαραίτητο η τήρηση της εχεμύθειας να επισημαίνεται στην αρχή των συνεντεύξεων αποχώρησης αλλά και να τηρείται στην συνέχεια. Βοηθάει, τέλος, να υπάρξει η διαβεβαίωση ότι οι πληροφορίες αυτές χρησιμοποιούνται για λόγους αξιολόγησης και βελτίωσης του οργανισμού και δεν επηρεάζουν σε τίποτα τις διαδικασίες που πλαισιώνουν την αποχώρηση ή και, αργότερα, τη φήμη του ατόμου. 

Τα αρμόδια άτομα που αναλαμβάνουν τα exit interviews -συνήθως από το τμήμα του HR- χρειάζεται να ακούν τα βιώματα των εργαζομένων με πραγματικό ενδιαφέρον και ενσυναίσθηση, χωρίς να διακόπτουν ή να κρίνουν τις απόψεις που εκείνοι/ες μοιράζονται. Γι’ αυτό είναι σημαντική εδώ και η απαραίτητη εκπαίδευση των συνεντευξιαστών/τριών σε ζητήματα DEI για την διερεύνηση και κατανόηση των δικών τους στερεοτύπων και προκαταλήψεων.

Μερικές ερωτήσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εξαγωγή συμπερασμάτων χρήσιμων για τη στρατηγική DEI του οργανισμού

• Μπορείτε να περιγράψετε μια στιγμή που νιώσατε ενσωματωμένος/η ή αποκλεισμένος/η στον χώρο εργασίας;
• Πώς θα αξιολογούσατε το αίσθημα του ανήκειν στην ομάδα ή το τμήμα σας;
• Υπήρχαν πρωτοβουλίες ή προγράμματα που σας έκαναν να νιώσετε υποστήριξη ή αποκλεισμό;
• Νιώσατε ότι υπήρχε επαρκής εκπροσώπηση διαφορετικών ομάδων και χαρακτηριστικών σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων των μεσαίων και ανώτερων διοικητικών θέσεων;
• Πόσο αποτελεσματικές ήταν οι προσπάθειες του οργανισμού για την προώθηση της ποικιλομορφίας σε ηγετικούς ρόλους;
• Είδατε διαφορετικές οπτικές γωνίες να εκτιμώνται στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων; Είχατε την ευκαιρία να εκφράσετε τη δική σας;
• Νιώθατε ότι όλα τα άτομα αντιμετωπίζονταν δίκαια και είχαν ίσες ευκαιρίες επιτυχίας;
• Υπήρχαν εμπόδια στην επαγγελματική σας ανάπτυξη λόγω κάποιου χαρακτηριστικού της ταυτότητάς σας;
• Έχετε κάποια πρόταση για το πώς θα μπορούσε ο οργανισμός να βελτιώσει τις πρακτικές του ώστε να εξασφαλίσει δίκαιη μεταχείριση για όλα τα άτομα;

Συνηθισμένα λάθη στις συνεντεύξεις αποχώρησης

Παρά τη χρησιμότητά τους, οι συνεντεύξεις αποχώρησης μπορούν να αποδειχτούν άχρηστες ή ακόμα και επιζήμιες εάν δεν διεξαχθούν σωστά. Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι η υπόθεση ότι οι εμπειρίες ενός ατόμου αντιπροσωπεύουν τις εμπειρίες όλων. Για παράδειγμα η εμπειρία ενός ατόμου με αναπηρία σε έναν οργανισμό μπορεί να είναι εντελώς διαφορετική από εκείνη ενός άλλου ατόμου με την ίδια αναπηρία και η υπόθεση ότι τα δύο αυτά άτομα αντιλαμβάνονται τα πράγματα με τον ίδιο τρόπο αποτελεί μια γνωστική στρέβλωση. Ο καθένας και η καθεμία είναι μοναδική, και η ανατροφοδότησή τους χρειάζεται να αξιοποιείται στο πλαίσιο ενός συνδυασμού πληροφοριών, όχι με την αυθαίρετη γενίκευση δεδομένων που έχουν προκύψει από ένα μικρό δείγμα ατόμων.

Αντίστροφα, σε περιπτώσεις όπου η ανατροφοδότηση του ατόμου που αποχωρεί περιλαμβάνει και αρνητικά στοιχεία, υπάρχει ο κίνδυνος οι εντυπώσεις του να ερμηνευθούν ως “εκκεντρικότητα” ή “παραξενιά” και να μην αξιολογηθούν με τη σοβαρότητα που χρειάζεται.

Τέλος, η παραβίαση της εμπιστευτικότητας μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια εμπιστοσύνης από τα άτομα που παραμένουν στον οργανισμό, κάτι που κάνει τα άτομα πιο διστακτικά στονα μοιραστούν ανοιχτά τις εμπειρίες τους στο μέλλον. Γι’ αυτό και οι επιχειρήσεις πρέπει να αποφεύγουν τη χρήση σχολίων των αποχωρούντων εργαζομένων εναντίον τους, τη δημοσιοποίησή τους σε άλλα, μη αρμόδια άτομα, ή τη λήψη μέτρων εκδίκησης προς εκείνα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα των συνεντεύξεων αποχώρησης για να βελτιώσετε τη στρατηγική σας στη διαφορετικότητα και τη συμπερίληψη.

Όπως αναφέραμε και παραπάνω, τα δεδομένα που προκύπτουν από τις συνεντεύξεις αποχώρησης μπορεί να αποτελέσουν ένα σημαντικό εργαλείο διαχείρισης της διαφορετικότητας και προώθησης της συμπερίληψης στον οργανισμό. Ωστόσο σίγουρα δεν αρκούν για τη συνολική κατανόηση των αναγκών. Για να αξιοποιήσετε αυτά τα ποιοτικά  δεδομένα στο έπακρο, θα χρειαστεί να τα αναλύσετε τα προσεκτικά ώστε να εντοπίσετε μοτίβα και τάσεις, και να τα συνδυάσετε με άλλα ποσοτικά στοιχεία που θα σας βοηθήσουν να βγάλετε πιο ολοκληρωμένα συμπεράσματα. Θα βοηθήσει επίσης το να συγκρίνετε τα ευρήματα με τα πρότυπα του ευρύτερου κλάδου στον οποίο δραστηριοποιείστε, ώστε να κατανοήσετε το σημείο εκκίνησης του οργανισμού και τους πιθανούς στόχους που έχει νόημα να θέσετε για τη βελτίωση αυτού του σημείου. Στη συνέχεια, αναπτύξτε και εφαρμόστε συγκεκριμένες δράσεις που θα αντιμετωπίσουν τα προβλήματα που αποκαλύφθηκαν. Για παράδειγμα, αν διαπιστώσετε ότι στην εταιρεία τα άτομα νεότερης ηλικίας δεν έχουν επαρκή κίνητρα για να παραμείνουν στον οργανισμό ή ότι οι γυναίκες έχουν να διαχειριστούν συχνά σεξιστικές συμπεριφορές, επενδύστε στα αντίστοιχα προγράμματα ευαισθητοποίησης, επαναξιολογήστε τις σχετικές πολιτικές και δημιουργήστε ένα ολοκληρωμένο σχέδιο δράσης, ενδεχομένως και με την υποστήριξη εξωτερικών συνεργατών που ειδικεύονται σε θέματα DEI.

Η συνεχής παρακολούθηση των δεδομένων που αφορούν τη διαφορετικότητα είναι απαραίτητη για να διασφαλίσετε ότι η στρατηγική σας αποδίδει. Με την επανεξέταση των δεδομένων και την προσαρμογή των πρωτοβουλιών σας, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πιο συμπεριληπτικό περιβάλλον.

Οι συνεντεύξεις αποχώρησης είναι μόνο ένα κομμάτι της στρατηγικής σας στη DEI. Η τακτική ανατροφοδότηση από το προσωπικό, η συνεχής εκπαίδευση και η ευθυγράμμιση των πολιτικών σας με τις αξίες της ισότητας και της συμπερίληψης είναι εξίσου σημαντικά για να διασφαλίσετε τη μακροπρόθεσμη επιτυχία του οργανισμού σας.

Η ομάδα της inc.lude είναι καταρτισμένη για να σας υποστηρίξει στην δημιουργία ή βελτιστοποίηση των συνεντεύξεων αποχώρησης καθώς και την αξιοποίηση των δεδομένων ως μέρος της ευρύτερης DEI στρατηγικής σας.